Как выбрать офисные помещения: тонкости предарендного анализа
Вопрос выбора рабочей площади неизбежно встает перед любой компанией. Если Вы только открываетесь или ищете новые офисные помещения в аренду с более удобным расположением или инфраструктурой, к выбору бизнес-центра необходимо подойти ответственно. Определить все достоинства и недостатки офисной площади и понять, насколько она подойдет именно Вашей фирме поможет предарендный анализ — проводить его рекомендуется всем без исключения арендаторам.
Процедура предарендного анализа представляет собой полное исследование помещения, которое планируется арендовать. Такого рода исследования помогают определить, насколько эффективно та или иная организация может использовать предоставленные ей площади, насколько комфортно разместятся сотрудники, достаточно ли площади будет для вспомогательных помещений.
При выборе офисных помещений вопрос о количестве квадратных метров, безусловно, важен, однако не только он имеет принципиальное значение. Существенную разницу в функциональность привносит форма, а также расположение помещения внутри здания (удаленность от входа и выхода, положение относительно лифта и сетей коммуникации). Большую роль играет наличие или отсутствие окон, их количество и размещение. Нетрудно догадаться, что в офисах, освещенных дневным светом, трудиться комфортнее, да и расходы на электричество сократятся. Однако рабочие места придется расположить особым образом: так, чтобы прямые солнечные лучи не попадали на мониторы сотрудников, мешая нормальной работе.
Следует уделить особое внимание сетям коммуникаций и их состоянию. Наличие централизованного широкополосного доступа в Интернет и цифровой телефонии избавит Вас от необходимости беспокоиться о подключении. Несмотря на то, что вопросы электро-, водо- и теплоснабжения кажутся второстепенными, их также следует исследовать до заключения договора об аренде. Прежде чем снять те или иные офисные помещения для своей компании, пообщайтесь с действующими арендаторами и выясните, насколько своевременно помещения начинают отапливаться, не бывает ли в здании перебоев с горячей или холодной водой, и соответствует ли мощность электросетей возложенной на них нагрузке.
Арендуя офис, также обязательно стоит учесть перспективы развития компании. Рост организации, как правило, можно спрогнозировать. И если Вы планируете в ближайшее время расширить штат, лучше арендовать офис «с запасом», чтобы новым сотрудникам тоже нашлось место, и компании не пришлось снова переезжать. Количество квадратных метров, необходимых для одного работника, - объективный показатель, который определяется не только возможностями арендатора, но и ГОСТами, а также санитарными нормами труда. Так рядовому офисному сотруднику полагаются 5-6 квадратных метров рабочей площади, руководителю положено до 34 метров, секретарю — около 15. Следует отметить, что аналогичные показатели в Европе в среднем на 20% превышают российские, однако со временем цифры постепенно уравнивается.
Выбор офисных помещений для больших организаций — задача еще более сложная. Вам придется не только удобно разместить сотрудников внутри отдельных помещений, но и оптимизировать расположение отделов по отношению друг к другу. Наибольшая эффективность в организации офисного пространства достигается тогда, когда сотрудники не тратят длительного времени на перемещение из одного отдела в другой. Подразделения, которые взаимодействуют часто и много (например, отделы маркетинга и рекламы), следует размещать поблизости. В отдалении от всех остальных помещений логично разместить дирекцию и залы для переговоров.
Помимо внутреннего убранства весьма важным является и внешний облик здания, его расположение в городе. Транспортная доступность офиса дает дополнительное удобство не только клиентам и партнерам, но и вашим сотрудникам. Близость к метро и наличие альтернативы в виде наземного транспорта существенно сократит количество опозданий, а наличие развитой городской инфраструктуры решит проблему с питанием персонала без лишних вложений. Конечно, немаловажно при выборе того или иного бизнес-центра учитывать и назначение будущего офиса. Если Вы подыскиваете помещение для размещения колл-центра или интернет-магазина, Вы вполне можете сэкономить, арендовав офис класса D в одном из районов, приближенных к центру города. Выбирая офисные помещения под главное представительство компании, обязательно нужно учесть потребности клиентов и партнеров, которые будут Вас посещать. Наличие ресепшена, гостевой парковки и добросовестного клинингового обслуживания в данном случае обязательно.
